Gestione delle cartelle e dei documenti nell´archivio
Con la soluzione completa COSYS per la gestione delle cartelle e dei documenti supportati da codici a barre/MDE, la visione d´insieme del vostro archivio è garantita.
Lo conosci?
Quando si ha bisogno di qualcosa di urgente, non c´è o almeno non si trova. I dipendenti prelevano i file dall´archivio senza documentarlo? Il contenuto della maggior parte delle cartelle non viene mantenuto in un sistema e richiede una ricerca per essere trovato?
Gestite un gran numero di cartelle, documenti o file in un archivio? Siete responsabili della gestione di un archivio di un´autorità o di una compagnia di assicurazioni? Allora siete nel posto giusto!
Applicazione pratica della soluzione COSYS per la gestione delle cartelle
All´inizio è necessario fare un inventario iniziale. Tutti i luoghi di stoccaggio (scaffali, armadi, postazioni di lavoro dei dipendenti... ecc.) sono contrassegnati e inseriti nel sistema.
Quindi le singole cartelle e i documenti vengono contrassegnati con un codice a barre e registrati. Per ogni cartella è possibile memorizzare un´ampia gamma di informazioni. Questo include il cliente, l´indirizzo, l´indirizzo e-mail, il numero di telefono, il contenuto della cartella e tutte le altre informazioni richieste. Queste informazioni possono essere facilmente modificate in seguito tramite il COSYS WebDesk.
Dopo che tutti i dati anagrafici, come le cartelle e la posizione di archiviazione, sono noti al sistema, è possibile registrare ogni movimento nell´archivio.
Se un dipendente rimuove o sposta una cartella, è sufficiente una rapida scansione con il dispositivo/ smartphone MDE e l´indicazione della nuova posizione di archiviazione. I dati vengono trasferiti al COSYS WebDesk. In questo modo, la posizione di memorizzazione attuale può essere recuperata in qualsiasi momento.
Se lo si desidera, i danni o altre caratteristiche speciali possono essere registrati direttamente nella soluzione software con la telecamera integrata. Questi possono essere richiamati anche nel COSYS WebDesk.
La soluzione consiste essenzialmente nell´etichettatura (con codice a barre) e nella registrazione di tutti i documenti o cartelle (corrisponde al principio dell´inventario iniziale) con le relative posizioni di archiviazione e la successiva gestione e ordinazione sul PC:
In primo luogo, vengono segnate le posizioni di stoccaggio (scaffali, scomparti). Durante l´inventario iniziale, viene innanzitutto scansionato il numero del luogo di archiviazione tramite il codice a barre, seguito dalla cartella archiviata in questo luogo di archiviazione. Entrambe le serie di dati vengono combinate per essere successivamente esportate nel software per PC. Successivamente, è possibile aggiungere ulteriori informazioni (ad es. descrizione, foto) a ciascun record di dati (modulo "inventario iniziale"). In seguito, le informazioni possono essere comodamente recuperate per ciascuna cartella e posizione di archiviazione utilizzando speciali funzioni di ricerca e filtro con MDE o sul PC (dal database). Ciò può essere fatto sia tramite lo scanner, scansionando la posizione di archiviazione o la cartella (informazioni con MDE), sia tramite il software per PC (COSYS WebDesk) utilizzando le funzioni di ricerca e filtro corrispondenti.
Caratteristiche Gestione dei documenti :
Scansione di codici a barre di luoghi di stoccaggio e documenti
Gestione dell´archivio tramite il COSYS WebDesk
Inventario dei documenti e delle cartelle
Vantaggi della gestione documentale :
Una migliore visione d´insieme nel vostro archivio
Tracciabilità di documenti e cartelle
Soluzione software COSYS per la gestione delle cartelle
COSYS Ident GmbH di Grasdorf (vicino a Hildesheim) è uno dei fornitori leader nel campo del software mobile e delle soluzioni complete con i relativi moduli backend per la gestione dei dati mobili sul PC. Da anni COSYS offre una soluzione completa per la gestione di cartelle e documenti con codici a barre o MDE.
La soluzione completa è costituita da software, hardware e servizi necessari. Il software è suddiviso in 2 aree. In primo luogo il software, che viene eseguito sul rispettivo dispositivo MDE o smartphone ed è utilizzato per l'inventario iniziale e per le informazioni sul trasferimento e sulle cartelle, e in secondo luogo un backend, il COSYS WebDesk. Qui è possibile gestire i dati registrati (cartelle, contenuti delle cartelle, posizione di memorizzazione, ecc. I dati registrati vengono trasferiti dal dispositivo MDE o dallo smartphone direttamente al backend tramite connessione USB, Ethernet o WLAN. In questo modo, ogni movimento di cartelle, documenti e file viene registrato. La funzione di ricerca e filtro consente di trovare rapidamente cartelle o elementi simili. Per la ricerca si possono utilizzare vari criteri, come il nome, il numero della cartella, l'anno o il contenuto.
I dispositivi MDE o gli smartphone fungono da hardware. Entrambi possono essere ordinati tramite COSYS. Il software COSYS può essere riprodotto direttamente sul dispositivo. Se si desidera, è possibile integrare anche una stampante di etichette.
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